ביקורות פתע של מס הכנסה: "עשה" ו"אל תעשה" לפני ובמהלך ביקורת ניהול ספרים

ביקורות בבתי עסק הן חלק אינטגרלי מפעילותה של רשות המסים. לצד ביקורות חקירתיות לעסקים החשודים בפלילים, קיימות "ביקורת ניכויים" ו"ביקורת ניהול ספרים" המתרחשות באופן שגרתי אחת לתקופה.

מהי ביקורת ניהול ספרים וכיצד תעברו אותה בהצלחה?

ביקורת זו בודקת ציות של העסק להוראות ניהול ספרים וכן לחוק לצמצום השימוש במזומן. בעיקר נבדק רישום מיידי, מלא ונכון של תקבולים ושל ההכנסות הנובעות מהם באמצעות קבלות וחשבוניות מס. הכרת הוראות ניהול ספרים והקפדה על הכללים הבאים כדבר שבשגרה תביא לעמידה בהצלחה בביקורת:

עשה	אל תעשה
רכזו את כל התקבולים שטרם הופקדו בבנק בקופה אחת מסודרת	אל תשאירו כספים והמחאות במגירות, בארונות, או על השולחן \דלפק
אם קורה הרבה שאתם מקבלים תקבול בשעה שאינכם בעבודה - שימו תזכורות בנייד להעביר את התקבולים לקופה ולהוציא קבלות בתחילת כל יום עבודה ובסופו.	אל תשאירו מזומן והמחאות שהתקבלו מלקוחות בארנקכם או בתיק
הוציאו קבלה או חשבונית מס-קבלה על תשלום באפליקציה מיד עם קבלת ההעברה אליכם לאפליקציה	אל תחכו להגעת הכסף מהאפליקציה לחשבון הבנק כדי להוציא קבלה

היכן מתבצעת ביקורת ניהול ספרים?

ביקורת ניהול הספרים יכולה להתבצע בכל מקום בו העסק מתנהל - כולל בביתכם, אם כתובת העסק ברשות המסים היא כתובת המגורים. כמו כן, הביקורת יכולה להתבצע במקום אחר בו נמצאים ספרי החשבונות של העסק, למשל במשרד רואה החשבון או מנהל החשבונות.

• עשה: מיד לאחר שנאמרה לכם מטרת הביקורת, עדכנו את רואה החשבון שלכם בכך שהיא מתרחשת.

• אל תעשה: אל תיקחו עבודה הביתה - אם העסק אינו מתנהל מביתכם, השאירו את כל המסמכים הנוגעים לו, לרבות קלסרי החשבונות, בבית העסק או אצל רואה החשבון המייצג. 

במידה והנהלת החשבונות מתבצעת במשרד רואי חשבון ולא בבית העסק, סביר להניח שרבים מהספרים העדכניים, כמו גם התיעוד הממוחשב, כלל לא יימצאו ברשותכם. אין בכך כל פסול. 

מה קורה במהלך ביקורת ניהול ספרים?

עם כניסתם לעסק, על המבקרים מטעם מס הכנסה להזדהות באמצעות תעודת עובד של רשות המסים, להציג צו לעריכת הביקורת בעסק שלכם, ולמסור לכם שמדובר בביקורת ניהול ספרים.

לרכזים או מפקחים של רשות המסים אין סמכות לערוך ביקורת ניהול ספרים. סמכות זו נתונה רק למבקרי החטיבה לניהול ספרים.

• עשה: לוודא שתעודת העובד המוצגת לכם מציינת שמדובר במבקרי החטיבה לניהול ספרים.

• עשה: אם ברצונכם לצלם את הביקורת, אין צורך לבקש את רשות המבקרים, אך יש לעדכנם בכך.

• אל תעשה: אל תיכנסו ללחץ. מרבית הביקורות הנן שגרתיות או אקראיות ואין פירושן שאתם חשודים בהעלמת הכנסות.

במסגרת הביקורת, המבקרים עשויים לדרוש לראות את הקבלה וחשבונית המס האחרונות שהופקו, את הקופה ואת ספר הקופה (או לחלופין, כרטסת הקופה בהנהלת החשבונות). אין הם רשאים לערוך חיפוש על גופו של בעל העסק או לבקש ממנו לרוקן את כיסיו. היוצא מן הכלל הוא מצב בו יש להם ראיה, או יסוד סביר להניח, שבעל העסק נושא באותה עת על גופו תקבול עסקי (למשל צ'ק המבצבץ באופן נראה לעין מארנקכם).

• עשה: אם התבקשתם להציג דוח קופה, הפיקו דוח X.

• אל תעשה: אל תציגו דוחות Z, פנקסי חשבוניות או קבלות אם לא נדרשתם מפורשות.

• אל תעשה: אל "תזמינו" את המבקרים לערוך חיפוש עצמאי ברחבי בית העסק, במחשבים, על גופכם או בחפצים שלכם ושל העובדים.

  
  

מה קורה אחרי ביקורת ניהול ספרים?

במהלך הביקורת או מיד לאחריה כותבים המבקרים דוח ביקורת בכתב ידם ויבקשו את חתימתכם. הדוח כולל בין היתר קוד מספרי (1-8) המסכם את הממצאים. כל קוד שאינו 3 (ביקורת תקינה) עשוי להצריך המשך טיפול שלכם ושל מס הכנסה: החל מביקורת חוזרת וערר, ועד פסילת ספרים והוצאת שומה לפי מיטב השפיטה.

• עשה: קראו והבינו את דוח הביקורת לפני שאתם חותמים עליו. אם דבר מה בו אינו תואם את העובדות או את תשובותיכם, דרשו לתקן טרם חתימתכם.

• עשה: ודאו שהדוח כולל קוד מספרי ונימוק - ממצא ספציפי שגרם לקביעת קוד זה.

• עשה: דרשו לקבל עותק מדוח הביקורת והעבירו אותו לרואה החשבון.

סיכום: סוף ביקורת בהקפדה תחילה

אין להקל ראש בניהול ספרי העסק. עליכם להכיר את הוראות ניהול הספרים (לרבות ה"תוספת" הספציפית הרלוונטית לסוג העסק שלכם - אותה תמצאו כאן), להפוך את הרישום המיידי של כל תקבול להרגל כמו צחצוח שיניים, ולוודא שכל עובד הגובה תשלום מלקוחות - ממלצר ועד מנהל חשבונות - יודע וממלא את ההוראות הרלוונטיות לתפקידו. אם אתם עסק חדש או שיש לכם ספק, התייעצו עם רואה החשבון שלכם.

בנוסף, לעסקים המקבלים תקבולים בסכומים גדולים, חובה להכיר את החוקים הבאים, המשפיעים על התקבול שמותר לעסק לקבל ועל אופן רישומו:

• החוק לצמצום השימוש במזומן ובצ'קים: עוסק לא יקבל תשלום במזומן מעל 6,000 ש"ח, לא יקבל צ'ק פתוח, ולא יקבל צ'ק מוסב שפרטי המסב אינם רשומים על גבו. לחצו כאן לכל עיקרי החוק.

• חשבוניות ישראל: אם הנכם מוציאים חשבוניות מס-קבלה בסכום של מעל 20,000 ש"ח (נכון לשנת 2025), חשבוניות אלו חייבות לכלול מספרי הקצאה של רשות המסים. לחצו כאן למידע נוסף על המודל.

עם הנהלת החשבונות שלנו, תוכלו לקבל את מבקרי מס הכנסה הכי ברוגע שבעולם. בואו נדבר.